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采购、技术业务查询热线管理办法(试行)
 
目的
      设立供应商与集团之间信息查询、沟通的窗口,规范相关作业流程,迅速处理供应商各项业务咨询、办理事项进度查询等,及时回复供应商,保持沟通渠道通畅。
 
适用范围 
      集团所有采购、技术类业务的查询,包括业务性和事务性。
 
业务类别
    1.采购业务类 
      * 采购常规事务类查询(包括咨询工作业务范围、工作时间、企业信息等); 
      * 办理业务查询(包括咨询申请准入的流程、查询业务受理的进程、业务办理程序等)。

    2.技术业务类 
      * 技术常规事务类查询(包括咨询工作业务范围、工作时间、产品技术情况等); 
      * 技术处理查询(包括咨询产品试用流程、查询技术业务受理进程、技术事项申请程序等)。
 
    3.二级单位业务类,包括二级单位技术业务、仓库管理等方面的查询。
 
    1. 集团分管采购/技术副总经理: 
     * 监督采购中心、技术部按规范程序及标准履行管理职能,定期检查采购、技术业务查询的操作是否规范。

    2. 采购中心: 
     * 负责查询热线的接听或其他渠道查询的受理、根据查询内容进行分类并通知相关业务单位处理、记录查询结果并资料归档; 
     * 受理采购业务类的查询和回复。

    3. 技术部: 
     * 受理技术业务类的查询和回复;查询结果反馈给采购中心办理归档。

    4. 二级单位: 
    * 受理二级单位业务类的查询和回复;查询结果反馈给采购中心办理归档。
 
查询热线
    1. 客服热线:83161116

    2. 服务时间:周一至周五09:00-12:00、14:00-18:00。

    3. 查询受理:
    * 采购中心在服务时间内接听查询热线,记录查询内容,填写《采购/技术业务查询受理表》,正式受理查询后进行登记,并按业务类别转发相关部门/单位;属于常规事务类咨询可直接回复,登记内容后关闭查询项。
    *  相关业务部门/单位接到查询事项,由相关业务人员专门跟进,回复查询事项,并做好过程记录(如果通过函件回复,则需另附书面稿件),将查询结果反馈给采购中心,关闭查询事项。 
    * 相关业务人员视查询事项的重要性或信息敏感性,报部门/单位负责人阅批后,再回复供应商。 
    * 集团分管副总可对业务查询内容、回复记录进行定期检查,监督、指正。
 
档案管理
     采购中心指定之业务查询受理员对《流水登记表》进行定期汇总、装订、归档保存。
 
处理期限
     查询事项回复控制在5个工作日内(从受理登记之日起计);如超过处理期限仍未回复,则由相关业务部门附页说明客观原因。
 
附件
§   采购、技术部门所有人员在非热线电话接到供应商来电时,均有义务及时回复或告知供应商转拨查询热线。
§   本规程自2009年11月1日起执行
 
下载资料:
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